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Lindsay Rangel

Sistemas ERP

Marzo 1, 2019

Escrito por Jefferson Morales

“Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.”

Actualmente los ERP son una herramienta indispensable para el crecimiento y desarrollo de las empresas, para obtener un buen uso de los recursos y sacarles el mejor rendimiento posible, pero esto es debido al uso y al avance de la tecnología en los campos de aplicación que se desean aplicar (Oltra Badenes, 2012 ).

Al exponer una solución por medio de un ERP se otorga un plus y buena reputación a la organización. Esto se refleja en la disminución de costes y en el aumento de la productividad, lo que a su vez genera una buena planificación y procesos automatizados. Una empresa que utiliza un ERP se estará involucrando en la practicas de la actual industria, dando una base sólida para la organización. Por otra parte, también están las empresas que aún no se involucran en la implementación de un ERP, una de las causas posibles es por el gasto en dinero y en el factor de tiempo que conlleva el dejar sistemas básicos.

Como sabemos el tiempo es fundamental en toda área, y más aun a la hora de implementar un ERP; lo que conlleva a su vez, puede ser diferente en unas tareas, que estas pueden triplicar el tiempo de ejecución, como era con un sistema básico. Para pasar a un ERP, esto también depende de un cambio de paradigma de la empresa interesa, enfocada en ganar tras la inversión de un ERP (Díaz, Gonzales, & Ruiz, 2005).

CARACTERÍSTICAS DEL ERP

Podemos entender que un ERP es una respuesta informática sólida que incluye herramientas independientes de otras herramientas. Dentro del campo empresarial e informático a estas herramientas se las puedes dominar Módulos operativos, los cuales serían los primeros y a la vez fundamentales, que se adquieren de una manera obligada, que incluyen otros módulos que son opcionales al usuario, pero que brindan nuevas funciones para la mejora del uso.

Son muchas las empresas que ofrecen un software con estas soluciones, pero casa recalcar que cada producto se mantiene con aportar con una característica en común que es la de arquitectura cliente/ servidor.

Los sistemas ERP se basan en una tecnología que conlleva a la interacción de cliente con el servidor, es decir que un computador central, el cual sería el servidor, tiene la capacidad para poder brindar información solicitada de forma simultanea por varios clientes. Es elevado el número de funcionalidades que posee un ERP, el cual permite cubrir por completo todos los procesos que se realicen dentro de las organizaciones y de las empresas.

Un ERP ofrece la oportunidad de manejar cual sea el nivel de operación o circunstancia que se realice en una empresa y da un soporte para los distintos conjuntos empresariales, están estos se encuentren en un modo de desconexión. Además, cuentas con una flexibilidad para adaptarse a cualquier tipo de empresa, siendo indiferente al sector que se estén relacionando sus actividades. Otra característica de un ERP es que se encuentran desarrollados por los módulos independientes entre otros módulos, pero se mantienen comunicados, que otorga una gran flexibilidad a las empresas de acuerdo a su estructura y a su gestión de recursos. Los principales módulos de los sistemas ERP de una empresa estándar son: Contabilidad financiera, Contabilidad de Gestión, Gestión del proyecto, Gestión del flujo de trabajo, Logística, Producción, Recursos Humanos, Ventas y marketing.

En cuestión de diseño los sistemas ERP, posen variadas funciones que se encuentras organizadas usando un modelo de información con referencias o las descripciones en un alto nivel de ejecuciones, según sea la forma de las operaciones que estén basadas bajo alguna herramienta de negocio (BENVENUTO, 2006).

Además, podemos señalar que como uno de los sistemas de planificación fueron los programas contables estos ayudan a la gestión legal contable de la empresa, permitiendo reflejar el cumplimiento de las partes interesadas de la misma. A su vez, la gestión administrativa era de vital ayuda para el conteo o verificación de la información que genera una empresa siendo la mejora de productividad o disminución de costos.

Luego de la aparición del software contable, nació la obligación de ejecutar también el área de la administración mediante un sistema de información, con el objetivo de poder gestionar cobros, pagos y facturas para registrarlos automáticamente y así estos quedarían almacenados con El propósito de aumentar la productividad y evitar errores.

Tras varios esfuerzos en la investigación para desarrollar un mejor software en las empresas. Se creó un control de stock, lo cual permitió controlar el número de los productos presentes en los almacenes y así mismo sus consumos y precios. (Oltra Badenes, 2012 )

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN

Antes de los sistemas ERP, se comúnmente las empresas utilizaban dos sistemas de planificación los cuales son los MRP Y MRP II. A continuación, hablaremos sobre cada uno de ellos, sobre su relación con un ERP.

Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP)

Se dio a conocer a inicios de los años 70, estos MRP, salen a luz tras la evolución de los ICS. Las características principales de los sistemas MRP, es la gestión de inventarios de una manera jerárquica, dando oportunidad a la elaboración de una planificación de materiales con relación a los siguientes elementos:

• El Programa Maestro de Producción (PMP).

• La lista de materiales (BOM).

• El fichero de registro de inventarios (FRI).

Una de las características más notables de los MRP es la disminución inventarios, la optimización de tiempo en los procesos y de los suministros, dando un plus en el aumento de la eficiencia. Pero, para lograr aquello se debe de manejar una información exacta en lo que concierne en el PMP. Sin embargo, unos de los principales problemas al momento de usar un sistema MRP, son las restricciones para la capacidad y métodos de gestión de departamentos.

Planificación de los Recursos de Manufactura (MRP II)

Podemos notar que los MRP II, es el desarrollo de los MRP, esto se da 10 años más tarde de la aparición de la primera versión.

En esta nueva versión los SIG (Sistemas de información para la gestión) tienen como prioridad la gestión y planificación de los materiales, como los recursos, capacidades necesarias para una producción eficaz. Una de las diferencias más notorias del MRP II, es que se centra mayoritariamente en la gestión de los materiales. Por lo que este sistema se los relaciona en el área de producción, no dejando la relación con aplicaciones o herramientas que se utilicen en las otras áreas de la empresa. (Oltra Badenes, 2012 )

IMPLANTACIÓN DEL ERP

A continuación, se detalla cómo se da el proceso de implementación de un ERP siendo etapas comunes que se dan en una empresa:

El ciclo de vida de un ERP tiene seis fases, entre las cuales destaca:

  • Decisión de adopción
  • Adquisición
  • Implantación
  • Uso y mantenimiento
  • Evolución  y Abandono.

Podemos definir que la implantación de un ERP a diferencia de los demás paquetes de software resulta ser un grande complejo y también un proceso arriesgado. Este sistema requiere una estructura cuyos procesos estén debidamente integrados para que exista un incremento en el nivel de interacción de todos los departamentos, para así unificar la salida de información de manera igualitaria y equitativa a las distintas áreas de la empresa de forma diferente de otros sistemas tradicionales.

A medida que avanzamos en el desarrollo de este trabajo, podemos entender que la implantación de un sistema ERP, es contrario a la instalación de un sistema informático normal. Es decir, el sistema demanda de una organización compactada de los procesos, y el flujo de información incrementaría entre departamentos, lo cual es diferente a un sistema tradicional o de uso normal.

El éxito de este sistema depende de la existencia de buenas relaciones de la empresa con los proveedores, también del grado de habilidades que posean los usuarios. Estas tecnologías ocupan un lugar bastante significativo en las organizaciones, porque permite que sus procesos sean más eficaces y eficientes y esto ayuda a posesionar a la empresa en la competitividad. (Oltra Badenes, 2012)

EVOLUCIÓN DEL ERP

Debemos mencionar que los sistemas ERP han experimentado una evolución o desarrollo, pero llegan a hacer diferentes al momento de aplicarlos. Por un lado, tenemos el modelo tradicional que surge después del MRP II y por otra parte tenemos el ERP II, que se enfoca en las nuevas tendencias de la tecnología y negocios asociados con las nuevas formas de comunicación.

El ERP “tradicional”

El ERP tradicional se considera como consecuencia de evolución y satisfacción de sistemas de inventarios durante los últimos años. Estos sistemas se emplean en la ingeniería de negocios y la tecnología de información para proyectar e integrar los procesos de negocio en una organización.

Un sistema de planificación empresarial tradicional puede dar cobertura a todas las áreas internas de una empresa, siendo las principales:

  • Contabilidad y finanzas
  • Gestión de almacén
  • Gestión de la producción
  • Clientes y Proveedores
  • Planificación de la producción
  • Gestión de Costes
  • Gestión de proyectos

 EL ERP II

La característica más notoria del ERP II, con los ERP tradicionales son los procesos y su forma de funcionamiento. Entonces podemos decir que el ERP tradicional se enfoca en los procesos internos dentro de la empresa y en cambio el ERP II, se lo relaciona en un entorno externo.

Hoy en día las empresas no solo se enfocan en la búsqueda de mejorar la gestión de sus procesos internos, sino más bien en poder cubrir las necesidades o demandas de conectividad para los clientes, tenedores, etc. El lograr cubrir o satisfacer estas necesidades conlleva  a la evoluciones de los sistemas integrados de gestión de una empresa, para lo cual existe el ERP II, también conocido como ERP extendido, dando a entender la mejora que existe en la conexión/comunicación entre las empresas, lo cual ha permitido a la empresas dejar atrás una imagen como empresas verticales integradas, ahora con el ERP, lograrían obtener más flexibilidad y posicionamiento integro en la cadena de suministro y en la cadena de valor. (Oltra Badenes, 2012 )

FUNCIONALIDAD DEL ERP

Es la función del sistema de planificación empresarial, en donde existen tres conjuntos:

  • En el conjunto de negocio existe el área comercial, los materiales, la producción, la calidad y el mantenimiento.
  • En el conjunto financiero está la gestión financiera, controlador, activos fijos y proyectos.
  • Como propósitos especiales se encuentran los Recursos humanos, flujo de trabajo y soluciones sectoriales.

Ahora comprendemos que estos módulos posen funciones específicas, enfocadas en las etapas en las se devuelve el proceso o negocios. Estas funciones nos dan la oportunidad de incorporar, modificar, consultar o eliminar información correspondiente al negocio. Los movimientos que el cliente realice con el sistema, tiene por nombre On-line. (Díaz, 2005)

IMPLEMENTACIÓN DEL ERP

La implementación de un ERP, puede llegar a convertirse en un proyecto de gran magnitud y a la vez trascendental cuando es la primera vez que utiliza dentro de una empresa, y en estos casos la organización lo tomo como un proceso de largo y complicado, que puede llegar inclusive a la restructuración de los procesos de la empresa misma, llevando a la unión al sistema de información y a la organización.

La empresa que logre adquirir una buena metodología par aña implementación de un ERP, cumpliendo normalmente con el inicio y fin de su proceso, puede llegar a reducir el nivel de riesgo y aumentar la probabilidad de que la implementación tenga un éxito.

La decisión de destinar un capital significativo para implementar un sistema ERP refleja la disposición para cambiar la manera tradicional de operar de la empresa.

Como regla importante observamos que para utilizar el sistema ERP se debe seguir un proceso debidamente documentado, en dónde estén estipuladas las fechas, compromisos y tareas a cada miembro de la organización, primero estableciendo los objetivos correspondientes para lograr un resultado óptimo. Así mismo se debe evaluar el compromiso de la empresa. (Díaz, 2005)

Factores críticos de éxito (FCE) y Estrategias en la implantación del ERP

Se determinan factores críticos que pueden afectar el éxito para que el sistema ERP sea implantado, entre los cuales podemos mencionar como principales. Ajustes de ERP de la organización, adaptación de procesos, resistencia al cambio.

Así mismo existen factores que conllevan al éxito como: Construir el negocio con nuevas funciones, considerar la implantación como un negocio, tener en cuenta los costos. (Oltra Badenes,2012)

En la elección de un ERP que mejor se adapte a la empresa, podemos tomar en cuenta dos factores básicos, primero la existencia de liderazgo proveniente de la parte directiva y segundo una excelente gestión de los recursos humanos.

Para dar paso a la automatización de estos factores de éxito y así implementar de manera adecuada el sistema se deben comprender los procesos que se suscitan los negocios actuales, luego de que estos negocios sean entendidos y comprendidos, se debe realizar una simplificación, eliminando actividades que no generen valor. Finalmente se debe automatizar los procesos para aumentar la rapidez y así mismo la confianza del sistema. (Benvenuto Verá, 2006)

Beneficios y Desventajas del ERP:

Beneficios:

  • Aumento de la productividad y Competitividad
  • Integración de los departamentos de la empresa
  • Cooperación y coordinación
  • Soluciones integras
  • Mejora la facilidad de toma de decisiones

 Desventajas:

  • En los costos: Además de los precios del producto, se deben cubrir costos intangibles como los de capacitación y soporte.
  • Tiempo para implementar el sistema: Implementar un sistema ERP es intensivo y esto puede afectar las operaciones de la empresa.
  • Personal: El sistema ERP mecaniza muchas tareas que son realizadas por personas y si ellas no están bien entrenadas para el correcto manejo del sistema la empresa se verá afectada.
  • No permiten a los consumidores diseñar reportes con independencia. (BENVENUTO, 2006)

Últimos avances en los ERP

Avances funcionales

Entre estos avances se encuentran la gestión de la relación con el cliente, gestión de los recursos humanos, inteligencia de negocios, cuadro de mandos integral y comercio electrónico.

Avances técnicos

  • Programación abierta: Se refiere a los accesos de los usuarios a los códigos, de manera que se puedan realizar cambios específicos para un grupo o empresa determinados. Por lo general son variaciones realizadas por compañías que se dedican a la consulta de tecnologías.
  • Programación orientada a objetos: Avance asignado al proceso evolutivo de los lenguajes de programación.
  • Estructura de programación en capas: Está programación permite una adaptación de sistemas informáticos que sirven para gestionar cada entorno. La principal capa es la de programación donde se recepta el núcleo central, una capa que adaptaba la necesidad de cada país, una capa que reserva el desarrollo de las empresas dedicadas a los servicios, otra dedicada a los desarrollos correspondiente a casa sector y una última destinada a los cambios que necesite hacer la empresa hasta que decida utilizar el sistema.

Tendencias de futuro en los ERP

Se informa que en los tiempos actuales los fabricantes buscan acrecentar la cantidad de sus clientes adaptándose al mercado de las pequeñas y medianas empresas desarrollando características, tales como: Menores costes de licencia, menores costes de implantación, compatibilidad entre sistemas, menor necesidad de consultoría en la implantación, software de contenido libre.

 Tendencias funcionales

Indican nuevas funciones que pueden cubrir los sistemas para la gestión de empresas, dentro de estas tendencias aparecen dos nuevas tendencias la primera que permite la apertura de los sistemas informáticos para la gestión de empresas que cubrirán necesidades en particular de estas y la otra que se trata de abarcar toda la funcionalidad que integran y adoptan otros sistemas.

Algunas de estas opciones que los ERP pueden absorber e integrar con otros sistemas, pueden ser: La gestión de cadena de suministro, gestión del ciclo de vida productivo, almacén de datos, administración de relaciones de provisiones, entre otros.

Tendencias técnicas

Podemos destacar las siguientes:

  • Software libre: En los tiempos actuales ha surgido de moda el requerimiento de software libre, esto quiere decir de código abierto y además gratuito en diferentes lugares.
  • Hosting de aplicación: Lo realizan empresas que albergan sistemas de gestión, estos pueden ser utilizados a través de conexiones de velocidad alta, generalmente por Internet, estas organizaciones se encargan del mantenimiento del software y el hardware.
  • Comercio electrónico: Esa es una tendencia técnica, que aparte de modificar la fecundación de los sistemas de información puede realizar variaciones en la forma en la que se hacen o se generan los negocios.  (Oltra Badenes, 2012 )

Bibliografía

BENVENUTO, Á. (2006). IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS. CAPIV REVIEW , 33-48.

Díaz, A., Gonzales, J., & Ruiz, M. (2005). IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP EN UNA ORGANIZACIÓN. Investigación de Sistemas e Informática, 30-37.

Oltra Badenes, R. (2012 ). Sistemas Integrados de Gestión. VALENCIA : UNIVERSITAT POLITÈCNICA DE VALÈNCIA .