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Lindsay Rangel

Gestión de Almacenes

Febrero 19, 2019

Escrito por Ronnie Cedeño Loor

Un almacén se define como un centro de producción que ejecuta procesos de entrada, almacenaje y salida.  Con relación a un centro productivo, en general, el  almacén no suma ningún valor al producto con relación al cliente y se centra en disminuir los costes de los recursos utilizados.  Cabe mencionar, que los almacenes actualmente, no sólo están dispuestos a brindar los procesos mencionados, sino que realizan otras tareas y trabajos de valor al producto y al cliente. 

La gestión de almacenes es el proceso logístico que realiza la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el lugar de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, de la misma manera el tratamiento e información de los datos generados. Tiene como finalidad optimizar un área logística funcional que tiene su accionar en dos etapas de flujo en el abastecimiento y la distribución física, conformando en consecuencia la gestión de una de las actividades más determinantes para el funcionamiento de una organización. 

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro de los materiales y medios de producción de manera consecutiva, requeridos para conservar los servicios indefinidamente.

En la historia se observa al hombre creando depósitos de comida y lugares de almacenamiento para su posterior consumo o en caso de emergencia. Posteriormente surgieron los almacenes locales creados para actividades de envío es decir el comercio. Es factible descubrir referencias en las culturas antiguas (Grecia, Egipto, China y otras) de almacenes portuarios; no obstante, estaban adheridas a otros modelos de producción no capitalista.

Con la revolución industrial los almacenes lograron mayor categoría, cuando se demandó el almacenamiento de altos montos de materias primas y de mercancías en amplios espacios. La acumulación de materias primas expresaba la necesidad de reafirmar el ciclo productivo. Al existir considerables montos de materia prima que se transportaban por largas distancias y al no ser rentable parar la producción para dar tiempo al arribo de nuevas dotaciones de material. 

Cabe recalcar que al inicio de la revolución industrial, las empresas producían revisando sus predicciones de ventas por eso intentaban contar con almacenes dentro de sus instalaciones, que les permitieran depositar las mercancías que preveían vender. Después cuando las empresas reconociendo los patrones de consumo, comenzaron a manejar almacenes, propios o rentados, adyacente a su mercado principal y de las fábricas, para beneficiarse de las ventajas de la localización.

Los almacenes han pasado de ser depósitos reducidos en la antigüedad, a establecerse como infraestructuras multimillonarias hoy, sin que por ello cambien su principal fin de seguridad. Asimismo, estos cambios expresan el papel que actualmente tienen en la adquisición de ventajas competitivas.

El desempeño de los almacenes en la cadena de suministro ha pasado de ser instalaciones cuyo uso exclusivo era la custodia de mercancías a convertirse en centros encaminados al servicio y a la columna vertebral de la organización.  La ubicación de un almacén debe ser en un sitio óptimo, estar planteados de acuerdo a la naturaleza y operaciones a ejecutar al producto, manejar el equipamiento necesario y estar apoyados por una organización y un sistema de información apropiado.

De esta manera, la función principal del almacén es servir.  Es un servicio que se brinda en el procedimiento de distribución total y constituye un nodo entre la oferta y la demanda de un negocio. No constituyendo un ente aislado, al contrario, integra la cadena de suministro como una pieza clave del servicio y se relaciona íntegramente con la cuenta de resultados de la compañía.

Al almacén le corresponden tres objetivos principales: Mejorar el flujo físico internamente, la disminución de los costes generales de las operaciones consignadas a los procesos de entrada, procesos de almacenaje y procesos de salida, el acatamiento de los niveles de servicio concertados por sus clientes. Y además, normalizar los desequilibrios causados entre la oferta y la demanda, disminuir el coste de compra de transportes a través de la optimización de la unidad de carga, terminar el proceso productivo disminuyendo la acción de los cuellos de botella.

Para alcanzar estos objetivos, la gestión de Almacenes necesita analizar los tres principales  elementos que influyen en la gestión de un almacén y que comienzan en su diseño: Recursos Humanos: se puede hablar de la Mano de Obra Directa (MOD), que es la que maneja las mercancías, y la Mano de Obra Indirecta (MOI), que es la que intermedia en la dirección, supervisión, mantenimiento y control de los procesos del almacén. Recursos de Capital: pertenecen al uso de los almacenes, maquinarias y equipos, lo que indica, que toda la infraestructura que se utiliza para realizar los procesos de almacén que se plasman a manera de gastos de alquileres y/o amortizaciones. Recursos energéticos y consumibles, como combustible, electricidad, plásticos, etc.

Generalmente, en un almacén convencional, la distribución de costes puede ser de la siguiente manera: 48% de gastos de personal, 42% de espacio ocupado, 10% de equipos y consumibles. Es importante mencionar que estos datos varían según desarrollan las tecnologías de la información, mecanización, etc. y la distribución de los costes va en aumento en equipos y consumibles, reduciendo los gastos de personal.

Generalmente un almacén se encuentra con problemas de carácter logístico, uno de ellos es coordinar de manera clara los recursos empleados, para que se faciliten los procesos de almacén con agilidad y minimizando los reveses y costes operacionales totales.  Por lo tanto, un almacén debe ser diseñado de manera que avale el mejoramiento de los flujos físicos desde el proceso de entrada hasta el proceso de salida, (ubicación de productos, manipulaciones, flujo de entradas y salidas, etc), la utilización eficaz de los recursos utilizados, el  sustento de los sistemas para la gestión y control de operación interno del almacén, que la operación se lleve a cabo en un entorno seguro en lo que tiene que ver a integridad (no desperfectos) y seguridad (robos).

Para ello, hay que almacenar los bienes en zonas seguras e identificadas adecuadamente, arribando a la expansión de los equipos de forma eficiente y eficaz que avalen el nivel de servicio solicitado por el cliente, afirmando que el inventario físico sea el mismo del reporte de inventario, certificando el máximo uso del espacio con observaciones continuas de manejo de estos.

Dado que el stock debe ser de fácil acceso, las distancias  deben ser flexibles en la custodia de materiales, se debe adaptar a la rotación de stock solicitada por el cliente, el stock podrá registrar con facilidad.  A realizar un diseño de almacén es imperioso observar las necesidades de gestión que se presentan diariamente al proyectar las metas a corto, medio y en  ciertas ocasiones a largo plazo, que son regularmente asignadas por la planificación estratégica de la dirección de la empresa.  

A nivel estratégico, se debe estar al tanto del progreso esperado del negocio en términos de nuevos productos, volúmenes, proveedores y clientes; esto es necesario para planear las necesidades de recursos, dónde serán éstos necesarios y cuándo corresponderán ser asignados.

A nivel de planificación, la planificación de los recursos en el corto y medio plazo es necesaria para instaurar la consecutiva viabilidad de la operación actual, acceder implantar cambios de acuerdo a la dinámica de cambio del negocio, establecer presupuestos operativos, conocer áreas de mejora de la productividad. A nivel operativo, las insuficiencias tienen que ver con objetos que crean a corto plazo coyunturas o restricciones en el almacén.

A nivel de control, el diagnóstico continuo de los presentes niveles de actividad y sus consecuencias con relación a los niveles proyectados, unido con el estudio del impacto de estos cambios y su posible disminución, son significativos en las operaciones del almacén y otros espacios de logística de la empresa. Toda actividad en el diseño del almacén debe ser monitorizada para examinar su contribución en el mejoramiento de los procesos.

El dinamismo económico de una empresa puede demandar varios tipos de almacén: almacén de materias primas, de productos semielaborados, de productos terminados, etc.  Los cuales deben estar ubicados en función de sus necesidades de funcionamiento.

Se pueden apreciar una serie de principios que deben considerarse al realizar la distribución en la planta de un almacén, estos son:  los artículos que más se mueven deben ubicarse cerca de la salida para reducir el tiempo de desplazamiento, los artículos con buen peso que no son fáciles de transportar deben ubicarse de tal manera que puedan reducir el trabajo que se realiza al transportarlos y almacenarlos, los espacios altos deben utilizarse para artículos preferiblemente livianos y protegidos, los materiales inflamables o sensibles al agua y al sol pueden ser almacenados en algún anexo, afuera del edificio del almacén, deben dar protecciones especiales a todos los artículos que lo demanden, todos los compendios de seguridad y contra incendios deben estar ubicados apropiadamente en relación a los materiales recopilados.

Se deben proteger todos los artículos que lo demanden. Todos los elementos de seguridad y contra incendio deben colocarse apropiadamente en concordancia a los materiales almacenados.  Las prácticas más comunes permiten la delimitación de las zonas por colores, o la visualización de carteles con el nombre de las zonas, ya sean suspendidos o pernoctados en el suelo. Toda ubicación que se ejecute en el almacén debe tener su correspondiente  codificación que la diferencie de las demás.

El método de codificación que se use es iniciativa propia de la empresa, ya que no hay un estándar de codificación sin errores para todas las empresas. Las ubicaciones en la zona de almacenamiento se codifican tanto por estantería como por pasillo.  En la codificación por estantería cada una tendrá asociada una codificación correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques igualmente serán reconocidos con numeración correlativa, así como el alto de la estantería, iniciando por el nivel inferior y estableciendo números correlativos acorde se va subiendo.

En la codificación por pasillo, estos se reglamentan con números sucesivos, con numeraciones de abajo hacia arriba, estableciendo números pares a la derecha e impares a la izquierda, y comenzando por el extremo opuesto en el siguiente pasillo.

Los sistemas de almacenamiento se clasifican en:  Autoapilado (producto y estructural),  paletizado,  estantería selectiva, estantería penetrable,  estantería dinámica, estantería push-back,  estantería móvil. 

Los equipos totalmente mecanizados, son aquellos controlados por tecnología de códigos de barras y de escáner, se han desarrollado algunos sistemas de manejo de materiales que se acercan a la automatización total. A continuación se detalla un cuadro con los diferentes equipos, características, espacio e inversión, ancho de pasillo para poder operar, alto de apilable y capacidad de carga.

En el análisis de valor de inventario de una estructura, se dan las siguientes proporciones:  El 20% de las referencias corresponden al 80% del valor del inventario.  El 80% de las referencias corresponde con el 20% del valor del inventario.

El análisis ABC provee la gestión eficaz de los almacenes. Este método da la oportunidad de estipular sobre que artículo hay que realizar un mayor control, sobre cuáles se requiere un control intermedio y sobre cuales otros no hay que efectuar ninguna clase de control, ya que la compensación financiera es menor al coste que representa.

Los objetivos de este método en lo que tiene que ver a la gestión de las existencias son: aglutinar los esfuerzos de la estructura sobre los artículos más caros (A). Estos artículos generalmente, son más o menos un 10% del total y un costo del 75% de la inversión de lo adquirido.  Otro objetivo es reducir el tiempo que se ha dado a la gestión de los artículos de limitado valor (B y C).

Los artículos B  representan normalmente alrededor del 20% de la sumatoria de los artículos  e igual porcentaje en un costo de inversión de existencias. Los artículos C son más o menos el 70% del total y solamente constituyen un 5% de la inversión en existencias.  Una vez que se identifican los artículos en A, B, C, hay que diseñar los sistemas de control más adecuados para cada uno de ellos.

En definitiva, el método ABC constituye una manera ordenada de los productos que la empresa acopia y establece un diagnóstico para constituir la debida atención a los diferentes productos que se comercializan.

Es una contribución que realizó el Dr. Edward Deming, 1982,  a los japoneses presentándoles el ciclo planifique, haga, verifique y actué (PHVA); el cual tiene 4 etapas. En pocas palabras la empresa planifica un cambio, verifica los resultados y, de acuerdo a los resultados, procede para sistematizar el cambio o para empezar el ciclo de progreso de nuevo con información actualizada. A continuación se describen los pasos que se necesitan para la detectar  un problema basándose en el ciclo de Deming:

  • Dimensionamiento de almacenes sin tendencia; los problemas de dimensionamiento sin tendencia parten de las alternativas normales para el almacenamiento. La primera que se observa es rentar un lugar de un almacén público o de una maniobra subcontratada. La otra alternativa es adjudicarse la gestión de las operaciones en un lugar de almacenamiento propio o rentado.
  • La decisión con relación a que alternativa escoger depende grandemente del estudio de las fluctuaciones de los requerimientos de espacio; siendo de que si esta fluctuación es muy baja, se puede escoger una sola alternativa y no la combinación de las dos mencionadas anteriormente. No obstante, cuando los requerimientos de espacio muestran importantes fluctuaciones es preciso observar la posibilidad de que se realice una estrategia mixta, la cual además de traer grandes beneficios económicos, robustece la gestión del riesgo con relación al manejo logístico de la organización.
  • Los beneficios de la gestión de almacenes tenemos la reducción de tareas administrativas, la agilidad en el desarrollo del resto de los procesos logísticos, la optimización de la gestión del nivel de inversión del activo circulante, la mejora de la calidad del producto, reducción de tiempos de procesos, optimización de costos y aumento de satisfacción del cliente.
  • La organización y distribución de almacenes debe ser diseñada en aras de permitir un albergue acorde a las condiciones de: economía de espacio, economía de sistemas de manipulación, facilidad de acceso a la mercancía almacenada, facilidad de ubicación, distribución que facilite la rotación física del stock y facilidad de contabilización.

Así mismo, se debe encontrar un equilibrio entre costos de manejo y espacio de almacenamiento. Por consiguiente, en todo tipo de almacenes debe aprovechar todo su volumen al tiempo que se mantienen bajos costos de manipulación en cuanto al transporte interno de la mercancía, los equipos, personas, seguros y depreciación.

Los   problemas  que generalmente se  detectan  en   un  almacén  son:  poca limpieza  y  desorden,  no existen  sub  zonas  de almacenamiento,  carencia de  zonas  de  recepción  y  despacho, inexistencia de  razonamientos  de  almacenamiento  de  productos,  condiciones  impropias  de almacenamiento  de  productos  que  necesitan  refrigeración  y/o  congelación,  ausencia de  documentos  y  controles,  falta  de  fumigación,   incumplimiento   de   alturas   máximas   y   separaciones   necesarias   para   el almacenamiento, manejo manual  y semi-automatizada de productos, equipos averiados,  desperdicio  de  iluminación  natural,  ausencia  de  capacitación, falta de iniciativas de mejoramiento y empoderamiento de personal, inexistencia de evaluación   de   desempeño,   ausencia   de   diseños   de   puestos   de   trabajo, falta de   evaluaciones del desarrollo del servicio, inexistencia de   documentación   y ejecución   de   procedimiento   de   atención   al   cliente   interno,   insuficiencia   de indicadores  de desempeño,  falta de  estudios  y  pronósticos  de  demanda,  ausencia de protocolo de  servicio  de  proveedores, inexistencia de tecnologías de información, necesidad de procedimientos oportunos de la gestión de almacenes, falta de lineamientos de gestión ambiental.

En conclusión, a través de los años el concepto de  almacén ha ido cambiando y extendiendo su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y fortaleza en la estructura orgánica  y funcional  de una organización comercial o industrial con objetivos bien delineados de resguardo, custodia, control y suministro de materiales y  productos.

Para el mejoramiento de los procesos de almacenamiento es necesario considerar la situación originaria de los procesos de compra a través de un diagnóstico, con el propósito de conocer los principales problemas que aparecen con frecuencia en esta área de la organización, así como además contemplar los procesos de recepción, manejo de materiales y revisión de inventario, con el objetivo de aplicar las acciones correctivas y/o preventivas.

Es importante manejar una gestión de almacenamiento recomendable, para que de esta forma todas las actividades que se despliegan al interior de la empresa tengan presente las infraestructuras, el personal, la tecnología y técnicas requeridas para recibir, almacenar y consignar la mercancía.  Lo que anteriormente se establecía como un espacio físico con suelo de hormigón al interior de la organización, hoy es una estructura clave que otorga elementos físicos y eficaces que puedan inclusive dar valor añadido.

Con la ejecución  de  estos lineamientos,  se desarrolla de mejor manera la gestión de   almacenes,   sin   embargo, es preciso que los recursos humanos  puedan tener acceso a  la  capacitación,  para  que se desempeñen eficientemente en las funciones asignadas a cada uno.  Conjuntamente con esto,   es   necesario  que   las funciones  estén  determinadas,  por  lo  que  el  manual  de  funciones establece  un  instrumento  importante para que el personal pueda contar con este material de apoyo. 

De la misma manera, es trascendental asegurar un ambiente laboral agradable,   y   así   evitar   una   alta   rotación   de   personal,   la seguridad  debe   estar   garantizada,  los  colaboradores  deben contar    con    los    equipos    de    protección    personal    (EPP) obligatorios.

Otra característica efectiva   que   contribuirá en   la   gestión   de almacenes,  son los sistemas informáticos, ya que es de vital importancia contar con un software que permita hacer un monitoreo en tiempo real, de la misma manera,  que  permita  distinguir los  ingresos  y  egresos del  almacén,  y  los  niveles  de  inventarios  existentes.  Todo  el  personal tiene que inmiscuirse,  para  lo  cual se pueden emplear  los  mecanismos  que  estimen convenientes, como instaurar equipos u ofrecer reconocimientos

Debe existir   un    buen    clima    laboral    y    el    personal    debe mostrarse medianamente  motivado;  sin  embargo,  en muchos casos el personal se incomoda debido al desorden de los almacenes, la pérdida de tiempo en las búsquedas y las deficientes condiciones de almacenamiento y control de los bienes que interfieren en su labor.

La alta dirección debe siempre tener presente la mejora continua y la mejora de procesos, siendo posible en muchas ocasiones la contratación de personal debidamente capacitado para corroborar con este propósito.

Es necesario realizar estudios o evaluaciones sobre la posibilidad de  implementar  sistemas  de  gestión  de  seguridad  y  salud ocupacional en la organización, implementar  un  sistema  de  iluminación  natural  interior  eficiente, programas  de mejora continua y tecnologías de información asociadas a la gestión de almacenes, y establecer  indicadores  de  desempeño  para  los  otros procesos  que  se  desarrollan en la empresa. Así mismo, es necesario realizar  seguimiento  cuidadoso  a  los  costos,  inversión  e  ingresos  realizados  para detectar el mejoramiento de los lineamientos que se planteen a fin de garantizar los resultados de este accionar.

Las empresas actualmente, están realizando una serie de cambios para ser competitivas, eficaces y dispuestas a realizar cambios que permitan mejorar los sistemas de gestión (almacenamiento, inventarios, recursos humanos, financieros, etc.), ya que es esencial para el buen desenvolvimiento de los almacenes a corto, mediano y largo plazo.